Na de pandemie zijn traditionele boekhoudmethoden niet bewezen effectief. Zowel accountants als bedrijfseigenaren zijn de laatste tijd op zoek naar betere alternatieven. Eén alternatief, en tevens een opkomende trend op dit moment, is cloud boekhoudsoftware.
Het is een geweldige optie voor accountants en bedrijfseigenaren om naar te kijken. In dit digitale tijdperk groeit het financiële veld in een sneller tempo met het adopteren van nieuwe technologieën. Accountants die werken met nieuwe technologie zoals cloud accounting kunnen hun werk ook gemakkelijker en efficiënter maken.
Sommige professionals denken echter dat boekhoudsoftware hun werk zal wegnemen. Dat is niets anders dan een grote mythe. Zowel accountants als de software kunnen hand in hand werken om hun klanten een naadloze en effectieve dienstverlening te bieden.
Dit artikel zal het hebben over hoe cloud accounting van pas kan komen voor de accountants die er zijn.
Om cloud accounting te begrijpen, moeten we eerst cloud computing begrijpen.
Wat is cloud computing in eenvoudige woorden?
Cloud computing is het benaderen en opslaan van gegevens en programma’s via het internet. Dit betekent dat je gegevens en software niet op de lokale harde schijf worden opgeslagen, maar op servers die via het internet toegankelijk zijn. Toegang tot Gmail, Hotmail of yahoo mail is het beste voorbeeld van cloud computing.
Lange tijd werd de bedrijfsboekhouding handmatig bijgehouden op grote fysieke papieren registers – grootboeken genoemd. Met de technologische vooruitgang verhuisde dat naar excel en een groter bedrijf naar op Oracle en SAP gebaseerde programma’s. Ten eerste werden deze programma’s opgeslagen en geïnstalleerd op een lokale harde schijf, en ten tweede waren ze duur en niet toegankelijk voor kleine bedrijven.
Maar, nu zijn de tijden veranderd. Met de technologische vooruitgang en SAAS bedrijfsmodellen. De hele boekhouding kan overal en altijd online worden gedaan op een kosteneffectieve manier.
Dit wordt online boekhouding genoemd. Het beste hieraan is dat je je geen zorgen hoeft te maken over het verlies van je boekhouding door brand of storm. Alles wordt opgeslagen in de cloud en is toegankelijk met de juiste referenties en een internetverbinding. Dit is een veilige en beveiligde methode voor de boekhouding.
Met een cloudboekhouding hoeven startende bedrijven hun bank niet meer te breken. Alles gebeurt op de server en wordt online opgeslagen; het is niet nodig te investeren in hardware. De software heeft een betaalbare prijs, waardoor het ook een kosteneffectieve optie is.
Cloud accounting brengt veel voordelen met zich mee, waardoor het de laatste tijd een go-to optie is geworden voor startende bedrijven.
Hoe werkt cloud accounting?
Het is heel eenvoudig. Je moet een betrouwbaar cloudboekhoudprogramma kiezen en je daarop abonneren. Na je abonnement upload je al je boeken en je bent klaar.
Nu kun je ofwel een webbrowser of de bijbehorende app gebruiken om je boeken in te zien. De meeste bedrijven verbinden de software met hun bankrekeningen, zodat het gemakkelijk wordt om de in- en uitstroom van contant geld bij te houden.
1. Bespaart je tijd
Ooit gehoord van het idioom “een steek in de tijd bespaart negen?”. In deze concurrerende wereld is tijd van levensbelang. De meeste boekhoudsoftware in de cloud biedt je de automatisering van verschillende taken. Het vermindert de hoeveelheid tijd die je eraan moet besteden.
Als alledaagse taken niet meer op je to-do lijst staan, kun je je gemakkelijk concentreren op de belangrijke werkzaamheden. Van het automatisch afschrijven van betalingen tot het versturen van terugkerende facturen, veel dingen zijn geautomatiseerd met boekhouden onderweg.
2. Betere beveiliging
Veiligheid is zonder twijfel de voornaamste zorg voor accountants en bedrijfseigenaren. Als je meerdere klanten behandelt, is het belangrijkste wat je moet doen ervoor zorgen dat hun gegevens veilig en beveiligd zijn. Er is kans op een of andere systeemstoring, of erger nog, de gegevens kunnen ook gestolen worden.
Als je overstapt op de cloud, maken deze dingen niet meer uit. Cloud biedt grote veiligheid voor de gegevens, en je kunt meerdere klanten tegelijk beheren zonder je zorgen te maken over een puinhoop.
Het beste van een cloud-software is dat je iemand machtigt om toegang te krijgen tot de gegevens en de machtiging beperkt. De laatste tijd is er twee-factor authenticatie (TFA), die een extra beveiligingslaag biedt voor je gegevens.
3. Altijd en overal toegang
Weet je, met cloud accounting kun je overal naartoe reizen en op elk moment op afstand werken zonder je zorgen te maken over het beheer van je boekhouding.
Of het nu gaat om directeuren, accountants of boekhouders; allemaal hebben ze toegang tot de boekhoudsoftware vanuit internetbrowsers. De meeste hebben ook een mobiele app.
4. Kosteneffectieve optie
Cloud accounting is een van de goedkoopste en veilige opties die er op dit moment zijn. Zodra je de software kiest waarmee je in zee wilt gaan, moet je het abonnementspakket ervan kopen. Deze software biedt verschillende soorten pakketten aan, afhankelijk van de grootte van je bedrijf.
Als je het pakket kiest dat past bij de eisen van je bedrijf, betaal je alleen voor de diensten die je gebruikt. Je krijgt met de software een heleboel functies voor één prijs.
5. Werk gemakkelijk samen
Cloud accountants kunnen gemakkelijk samenwerken en overal online werken. De software maakt het voor iedereen gemakkelijk om toegang te krijgen tot het grootboek. Maak je geen zorgen; dit is veilig, en men kan alleen met geldige credentials toegang krijgen tot je account. Jij bent degene die de volledige autorisatie controleert.
Boekhouders, accountants, salarisadministrateurs, boekhoudkundig team, eigenaren, investeerders en geldschieters. Allen kunnen je boeken online bekijken.
Je kunt samenwerken en samenwerken met je team met behulp van cloud-based boekhoudsoftware. Naast eenvoudige samenwerking helpt dit ook bij het versterken van de relaties met klanten.
6. Metriek van real-time
Cloud boekhouden geeft je real-time cash flow metrics, belastingoverzichten, inkomsten, enz. Het verbetert de transparantie en maakt het je ook gemakkelijk om alle gegevens in te dienen.
7. Enorme flexibiliteit
Zoals gezegd kun je zonder gedoe kiezen voor het soort pakket dat bij je bedrijf past. Wat gebeurt er nu als je klanten toenemen? Je kunt upgraden naar het nieuwe plan en genieten van de functies die het met zich meebrengt.
De flexibiliteit die de software biedt zal je middelen helpen verbeteren om je klant op een betere manier van dienst te zijn.
Hoeveel klanten je ook krijgt, je hoeft je geen zorgen te maken over vervanging van hardware, en ook dat is een groot kostenbesparend voordeel van cloud boekhoudsoftware.
8. Regelmatige back-ups van gegevens
Gegevens zijn zeer cruciaal, en het verlies ervan kan de wereld voor een boekhouder doen instorten. Daarom heeft cloud software ervoor gezorgd dat er regelmatig een back-up van de informatie wordt gemaakt. Je kunt je concentreren op de belangrijke taken en je productiviteit verbeteren terwijl de gegevens automatisch worden geback-upt naar de cloud servers.
Zelfs in kritieke tijden zoals aardbevingen of tijdens cyberaanvallen blijven je gegevens veilig op de server. Het beste aan deze back-ups is dat de gegevens voor de veiligheid op verschillende geografische locaties worden opgeslagen.
9. Automatische upgrades
De software werkt zichzelf bij met de nieuwste versie, wat extra beveiliging biedt en de nieuwe functies die het biedt. De automatische updates zorgen ervoor dat je altijd een actuele softwareversie gebruikt.
10. Verminder menselijke fouten
Mensen zijn geneigd hier en daar fouten te maken, maar deze kleine fouten kunnen kostbaar worden voor accountants. Cloud-based boekhoudsoftware is gevoelig voor dergelijke fouten. Het systeem controleert automatisch op eventuele fouten en corrigeert ze zelf. Het elimineert ook onmiddellijk eventuele dubbele boekingen.
11. Milieuvriendelijk
Als je overstapt op cloud boekhoudsoftware, elimineer je het gebruik van verschillende hardware apparaten vanwege het gebruiksgemak. Samen daarmee zal ook het gebruik van pennen en papier verminderen omdat alles digitaal kan.
De ecologische voetafdruk zal minder zijn omdat het stroomverbruik afneemt, wat veel bijdraagt aan het milieu. Er is altijd een kans om te kiezen voor een groen datacentrum om je gegevens op te slaan in cloud servers die milieuvriendelijke praktijken hanteren.
12. Geen installatie of onderhoud
Cloud software wordt volledig online gehost en hoeft niet geïnstalleerd te worden. Dit elimineert de noodzaak voor installatie en ook voor de IT-afdeling. Gewoonlijk worden de traditionele boekhoudsystemen op de computer geïnstalleerd en is er iemand nodig die er altijd voor zorgt.
Cloud software vereist geen installatie of onderhoud, typ het adres in de zoekbalk en krijg toegang tot de grootboeken.
Inpakken
De wereld aan mogelijkheden die cloud accounting opent, helpen accountants wereldwijd.
Zowel accountants als bedrijfseigenaren kunnen de gegevens in real-time bekijken en 24×7 op afstand werken. Alle gebruikers hebben de flexibiliteit en tegelijkertijd de controle over alle zaken. Overstappen op cloud accounting zal dus inderdaad hun productiviteit en ook de winst verhogen.