Ben jij er al klaar voor om aan een digitale boekhouding te doen? Als jij nog steeds papier gebruikt om al je zakelijke betalingen en ontvangsten bij te houden, dan zou je dit zeker nog eens willen overwegen. Papieren documenten en hun ondersteunende documentatie kunnen immers gemakkelijk zoek raken. Ze kunnen zelfs per ongeluk door een gemorste kop koffie of een waterlek in het gebouw vernield worden. Dus waarom stap jij ook niet binnen in de fijne wereld van digitaal boekhouden?
Wat is digitaal boekhouden?
Digitaal boekhouden houdt heel eenvoudig in dat jij jouw boekhouding online opslaat, op een lokale server of in de cloud. Maar het bestaat uit nog veel meer. Digitaal boekhouden stelt je namelijk in staat om meer dan ooit tevoren allerlei beschikbare software of apps te gebruiken om jouw gegevens met elkaar te koppelen en de betalingsprocessen te stroomlijnen.
Wat maakt digitaal boekhouden zo fijn?
Welnu, de digitale boekhoudprogramma’s zijn allereerst zeer eenvoudig in gebruik. Dankzij hun gebruiksvriendelijke interface en navigatie is het boekhouden er een fluitje van een cent mee geworden. Met slechts enkele klikken of tikken is er bijvoorbeeld een onkostendeclaratie te creëren.
Zelfs de gebruikers die weinig tot geen kennis van boekhouden en/of de belastingwetten hebben, kunnen toch optimaal van de functies van elk programma profiteren. Het bevat alsmede alle basisfuncties voor de essentiële boekhoudtaken. Denk hierbij aan facturering, betalingen bijhouden en de aftrekbare kosten registreren.
Ook de digitalisering van de boekhouddocumenten gaat ideaal. Bijna elk programma of app biedt wel een eigen manier om bonnen te digitaliseren, deze op te slaan en de diverse kostenposten vanuit jouw e-mail, smartphone of scanner vast te leggen.
Deze digitale documenten zullen nooit vervagen en zullen met de juiste back-ups zelden verloren of beschadigd raken. In de meeste gevallen kun je jouw boekhoudprogramma ook direct aan je bankrekeningen koppelen, zodat al deze banktransacties automatisch in realtime vastgelegd worden.
Plus wanneer jij elektronisch factureert, dan is de kans groter dat jouw klanten je factuur vlot zien en deze direct beginnen te verwerken. Bovendien hebben zowel jij als jouw klant een elektronisch bewijs van iedere transactie.
Met digitaal boekhouden is het verder heel eenvoudig om al jouw boekhoudgegevens op één plek terug te vinden. Daarnaast kun je, waar jij je ook maar bevindt, jouw boekhoudgegevens vanaf elk mobiel apparaat inzien en aanvullen.
3 Nuttige tips voor de boekhouding
Een goede boekhouding kan een bedrijf maken of breken. Hier zijn 3 boekhoudtips voor ondernemers:
1. Organiseer jouw financiën digitaal
Cloudgebaseerde boekhouding is overal en altijd toegankelijk, wat betekent dat jij indien gewenst in realtime met een onbeperkt aantal gebruikers kunt samenwerken. Het meest opvallende is dat deze boekhoudsoftware jou met geautomatiseerde bankfeeds, digitale bestanden en een automatische gegevens im- en export tijd bespaart.
Er is een overvloed aan boekhoudsoftware beschikbaar, dus is het belangrijk om te begrijpen wat ze exact bieden. Sommige zijn vrij eenvoudig te gebruiken en vereisen weinig boekhoudkundige kennis, maar andere kennen een diepgaande rapportage en bieden veel geautomatiseerde functies. Doe hier dus zeker onderzoek naar, zodat je weet wat jij precies nodig hebt.
2. Delegeer sommige boekhoud aspecten
Afhankelijk van het aantal transacties dat jij hebt, kan een standaard boekhoudprogramma voldoende voor al jouw directe behoeften zijn. Onderschat daarentegen niet de waarde die de juiste boekhouder voor jouw onderneming kan hebben. De boekhouder is namelijk meer dan enkel een uitbreiding van je boekhoudsoftware.
De meeste boekhouders bieden een verscheidenheid aan diensten aan, van eenvoudig salarisbeheer tot het verwerken van al jouw boeken. En ook al heb je dit misschien niet allemaal nodig, je moet dan absoluut niet vergeten dat jij jouw boekhouder eveneens voor hun advies betaalt.
Een goede boekhouder kan allerlei suggesties doen om veel hoofdpijn te voorkomen, je bedrijf te stroomlijnen en zelfs jouw algehele bedrijfsplan te verbeteren. Wees dus open met hen over je zakelijke doelen en sta open voor hun feedback over jouw financiën en mogelijke boekhoudtips.
3. Let op jouw cashflow
Cashflow is de levensader van elk bedrijf, omdat het van invloed is op hoeveel kapitaal jouw bedrijf in voorraad heeft of kan lenen. Voer regelmatig een cashflow analyse uit om zo nauwkeurig te weten hoe jouw bedrijf ervoor staat. Snijd daarna in de onnodige uitgaven.
Maak het voor jouw klanten tevens gemakkelijker om te betalen. Overweeg boekhoud- of factureringssoftware met een ‘nu betalen’ knop, zodat jouw klanten slechts één klik van een vlotte betaling verwijderd zijn.